Checklist: When you leave your country

Françoise Falisse

November 30, 2020

S’expatrier constitue un projet professionnel et de vie qui recquiert motivation, réflexion, préparation et implication.

From departure to settling in a new country, many tips for a successful project.

Matching needs with support modes and processes

  1. Many people are convinced that their country is the best place to live in, they would never think of living elsewhere. Except for holidays, their country is the only country they know and they feel good in.
  2. Certaines personnes pensent que vivre dans un autre pays constitue une expérience qui en vaudrait la peine, au moins une fois dans leur vie.  Cependant, pour des raisons personnelles, familiales ou professionnelles, ils n’en saisissent pas l’opportunité ou ce mouvement semble trop difficile à mettre en place et risquerait de mettre en péril leur stabilité et celle de leur famille.
  3. Some more have experienced living abroad since their childhood and perceive moving to different places on earth as a natural mode of living. Or on the contrary, they decide to return home as they are convinced that their homeland is their best place to live in.
  4. Some others, due to various professional and personal reasons, freely or not, decide at one particular moment in their life to move in order to work and discover different working and living conditions out of their country.

Their motivations are varied, such as : :

Few job opportunities in certain areas of expertise

The ambition to raise their career to the top and develop high-level managerial skills through international experience

Wish to accept new challenges and take on new responsibilities more quickly

• Wish to change their mode of living and work for what makes more sense to them

Some ideal vision that life could be better elsewhere

• Self-development in other life and work conditions

• Wish to pay fewer taxes to the State of their country and take the best of their money for them and their family

Decision making

Quelles que soient les motivations, la décision de partir n’est pas facile à prendre, que ce soit sur une base célibataire ou en famille.

Lignes de conduite utiles à considérer pour la prise de décision :

PROFESSIONAL DEVELOPMENT

• Working conditions

Répartition entre le terme de travail sur place et le temps de vacances, la fréquence des voyages, les horaires et les jours de prestation (exemples : dans certains pays musulmans, le personnel local et expatrié travaillent les samedis et dimanches, ils ne prestent pas les vendredis, débutant ainsi leurs w-e les jeudis après-midi. Dans d’autres pays, le personnel local prend une pause les vendredis du temps de midi pour la prière tandis que le personnel expatrié poursuit son travail et ils prennent communément leurs w-e les samedis et dimanches).

• Management

> The culture of local staff including the mode of communication, the working habits, the level of competences and training, the ability in assuming responsibilities, taking initiatives or decisions, global motivation.

> Les relations avec la maison-mère d’une part et l’équipe expatriée et locale d’autre part (les procédures de contrôle localement et à distance, la gestion du risque, la standardisation des modes de fonctionnement, les canaux de communication).

> Bien que de nombreuses sociétés exportent la culture de la maison mère dans leurs filiales outre-mer, le mode de gestion prendra les couleurs du pays hôte et devra intégrer des règles locales (en matière légale, fiscale, gestion du personnel, …)

• Scope of responsibilities and objectives

• Terms and conditions

Gross salary package including basis salary, local allowances (based on a day/person or on a month/person basis and what differs if the family comes), risk exposure of the country, social and medical care insurance. What are your expectations in short and medium term ?…

PERSONAL PROJECT

Lorsqu’on propose un poste à l’étranger, la première personne à être impliquée, c’est vous! Votre expérience antérieure, votre parcours personnel et votre tempérament guideront vos remises en question. Points clés à garder en mémoire :

• Who are you?

What is your preferred mode of living? In terms of location, scenery, habitat, type of population, food, emotional closeness (family and friends), religious beliefs, …

Quelles sont vos préférences en termes de comportement et vos valeurs ?

Knowing yourself better can develop your awareness about your ability to adapt and your preferences in this field.

Vous vous croyez capable de vous adapter dans un tout nouvel environnement de celui que vous connaissez comportant des infrastructures différentes et des personnes inconnues qui pensent, se comportent, communiquent, travaillent et même se détendent très différemment de vous? Ou, vous vous accommoderiez davantage dans un environnement comportant des similitudes au vôtre ? Ou, pas du tout ?

• Discovery of the country

Le pays dans lequel on vous propose un poste suscite-t-il suffisamment votre curiosité pour que vous puissiez le considérer comme un plus dans votre processus décisionnel? A ce stade, rassembler des informations de multiples sources sur le pays concerné s’avère d’une grande importance car ceux-ci vous permettront d’acquérir une vision plus objective des conditions de vie et de travail possibles sur place.

A titre d’exemples : la stabilité politique et le développement économique, le coût de la vie (de manière à pouvoir comparer avec le package salarial qui vous a été proposé), les articles à emporter dans votre container, les achats préalables au départ, les droits de douane, les mesures de sécurité, les conditions de santé, les possibilités touristiques et de loisirs, la qualité du réseau internet, les réseaux sociaux (expatriés et locaux), se faire des amis,… Connaissez-vous des personnes sur place ?

particulier

FAMILY ADVENTURE

When you are offered a position abroad, the next person(s) to be involved is your family! This is often the most tricky part of your decisional process. Whatever on which basis you intend to expatriate, either as a bachelor (not necessarily meaning you do not have a life partner or a family) or with your family, leaving one’s country greatly influences people around you, with all possible emotional reactions.

• Children

They are part of the decision, mostly if they still depend on you. Listen to the way they feel about the possibility to move out or see you move out of the country and encourage them to express their fears and their dreams through this project. Some will draw, some will talk, some will spontaneously adhere and see a great opportunity to develop in this change while others will revolt more openly… you may be surprised at their abilities to perceive the situation in a very intuitive and pragmatic way.

• School

Moving to another country necessarily implies to change school and often to integrate a new educational system where courses may be given in a foreign language.  

> Identifier les écoles dans la ville du pays cible et les langues d’enseignement.

> Vérifier la compatibilité des systèmes éducatifs et les procédures d’admission

> Effectuer une recherche sur le site des écoles ciblées et compléter vos informations par un email adressé directement aux écoles

Most important capitals overseas have American, British and French schools. Other European schools can be found according to historical background and economical interests in the country. The younger children are, the easiest school integration should be. 

• Family relationships

Voici des considérations bien personnelles car elles dépendent du type de relation que chaque personne entretient avec sa propre famille aux deuxième et troisième degrés. A considérer, par exemple :

> La santé de vos proches : quel est l’état de santé de vos parents et leur capacité d’autonomie ?  

> La fréquence habituelle des rencontres : pourriez-vous considérer rester un long moment sans voir vos parents, frères et sœurs, neveux, nièces, oncles et tantes,…? 

> Autonomie de décision : vous sentez-vous libres dans votre décision face aux ainés et autres membres de la famille ?

• Friends and leisure

Partir implique aussi de prendre distance du club de sport favori dont vous êtes membre depuis longtemps et où vous vous êtes faits de nombreux amis car cette activité fait partie de votre quotidien. Etes-vous prêt à cela ? Comment garder contact avec eux ? Existe-t-il des possibilités d’exercer votre sport, votre art favori à l’étranger, de jouer de votre instrument, de prendre part aux activités culturelles qui vous tiennent à cœur ?

House: Leave it unoccupied, for rent or for sale?

After so many reflections and doubts which can be very disturbing and make you feel very uncomfortable for a more or less long period of time, the decision can surprisingly be taken in a very rapid way. The quickness of the decision mainly depends on your previous international experience, on business urgency, on personal and family aspects to consider.

Preparations

What to do, when to start and how to get prepared for departure?

From a few weeks to a few months, time to prepare departure depends on business and family aspects. Here are key points to put on your planning, presented in a chronological order.

  • School

La procédure d’enregistrement comprend des tâches administratives et chronophages telles que :

> Compléter les formulaires d’inscription (incluant les formulaires scolaires et de santé)

> Vérifier l’équivalence des niveaux avec l’école cible

> Rassembler les documents requis (ex. : certificat de naissance, photos, copie de passeport ou carte d’identité, composition de famille, …) L’école de l’étudiant doit attester du niveau de compétences dans les branches principales et les services publics doivent fournir divers documents.

Administrative tasks

De nombreuses sociétés (mais pas toutes, s’en informer) traitent directement avec l’ambassade du pays cible de manière à se procurer le visa d’entrée adéquat pour l’agent expatrié/e et ses enfants. Quelques documents officiels requis : passeport, photos, preuve de non-résidence dans le pays d’origine, certificat de bonne vie et mœurs, certificat de mariage, etc.

Avez-vous besoin d’une carte d’identité ou d’un passeport pour pénétrer le pays étranger ? Introduire une demande auprès des autorités publiques compétentes ou vérifier la date de validité du passeport. Faire attention que vous n’êtes plus autorisé à voyager à partir de trois mois avant la date d’expiration de votre passeport !

• Moving and housing

  1. Most private companies and international organizations take moving expenses to their charge, but some do not, better get informed during negotiation process.
  2. The expatriate’s company choose their moving company and send one delegate to visit your house in order to evaluate its contents, determine the size of the container and agree upon an approximate date of removal. A quotation is usually sent to the expatriate’s company which approve (or not) the moving expenses.

As most multinationals make cost cuttings, they also tend to reduce their moving expenses by renting an appartment or house which can or will be completely or half furnished when the expatriate arrives in the country.

Cette solution standardise le processus de déménagement en vue d’un réemploi du mobilier par l’expatrié (ou la famille) suivant(e). Cela offre également l’avantage de réduire globalement la volume de déménagement et les frais d’installation étant donné que les expatriés ne doivent pas déplacer tout leur mobilier, ils ont « juste » besoin d’emporter leurs effets personnels.

Many private companies provide accomodation or allow a budget for their expats, which amount is naturally linked to their hierarchical position but some scientific experts « borrowed » for a couple of years by a research centre do not always benefit of the same material advantages as the ones offered in multinationals. Expatriate management policy tends nowadays to reduce expatriation costs and some companies even discourage family expatriation.

But expatriates’policy can differ from one company to another and feeling good away from home remains of great importance. In this matter, this all depends on personal considerations and mentality of the expatriate.

3. When a date of delivery is scheduled, complete your selection and finalize your purchases. Import motorized vehicles can sometimes cost more than their actual reselling value, get informed about import customs taxes applied in the foreign country.

5 Emporter suffisamment dans les valises de telle manière à vivre dans le pays jusqu’à la livraison de votre container car il peut s’écouler plusieurs semaines à plusieurs mois entre votre entrée au pays et le moment où votre container sera dédouané et livré chez vous. Par objets utiles, entendez : vêtements adaptés en suffisance, chaussures, soins quotidiens, draps de lit, … tout dépend bien entendu du niveau de développement économique du pays et ce qui vous semble prioritaire.

• The house

Leaving one’s country also means leaving one’s home or appartment, at least for a couple of years. It is the perfect moment to remove what has become absolete or you do not need any more. It can be left unoccupied so you can live it in when you are on vacation. Another possibility is to rent it or even to sell it according to future plans.

Consider various elements : :

> L’entretien : nettoyage régulier, chauffage en hiver, entretien du jardin, système d’alarme à installer éventuellement ou veiller à une surveillance régulière par des personnes de confiance,…

> Informer les fournisseurs d’eau, d’électricité, de carburant mais aussi les fournisseurs d’accès internet, TV et mobilophonie de votre départ.

• The car

Keep your motorcycled vehicle in the garage may seem the easiest solution though not always the less expansive one as your car still needs to be insured and circulation taxes are still due to the State until the car plate is registered at your name. However, in some countries, as it is the case in Belgium, the ownership of the car plate depends on you residency. In other words, four months after being declared as non-resident in your country (e.g. in Belgium), you are no longer the owner of your car plate which has then to be transferred to another person (usually a member of the family). What about in your country?

Import your motorcycled vehicle to the foreign country implies paying important import custom duties which sometimes exceed the actual value of your car. So get informed about its value at the moment you intend to import it.

• Family, friends and relations

Gather their personal details, inform them about your moving and forward them your future details so that they can also communicate with you after your moving.


> DU DÉPART À L’INSTALLATION DANS UN PAYS ÉTRANGER (read more)

How to cope with change and how to adapt effectively in a new country? Dans la suite de l’article, vous découvrirez comment votre gestion du changement et votre capacité d’adaptation peuvent grandement influencer votre expérience d’expatrié/e.